Nếu bạn không thích Microsoft Office vì mức giá, vì tính năng hay vì bất cứ lý do gì, WPS Office là một giải pháp thay thế phổ biến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày nhanh qua WPS Office là gì cũng như hướng dẫn cách sử dụng nó.
Việc chuyển từ sử dụng bộ phần mềm mà bạn và hầu hết những người xung quanh đã sử dụng trong nhiều thập kỷ có thể rất đáng sợ. Nhưng điều đó không có nghĩa là không thể, hay thậm chí là không hề khó.
Chuyển từ Microsoft Office sang WPS Office là một trong những chuyển đổi dễ dàng nhất mà bạn có thể thực hiện trong cuộc sống “digital” của mình. Trong vòng chưa đầy 30 phút, bạn có thể sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng hoàn toàn mới với giao diện người dùng mượt mà và các tính năng độc đáo.
1. WPS Office là gì?
WPS Office là một bộ ứng dụng văn phòng tương thích với Windows, macOS, Linux, cùng với các ứng dụng có sẵn cho Android và iOS. Tên của nó là từ viết tắt từ Writer (W), Presentation (P) và Spreadsheets (S).
Đây thực sự là một trong những lựa chọn thay thế hàng đầu của Microsoft Office, vì phiên bản miễn phí đã cung cấp cho bạn WPS Writer, WPS Presentation, WPS Spreadsheets, PDF Viewer và đồng bộ hóa đám mây trực tiếp trong ứng dụng. Giao diện người dùng cũng khá giống với Microsoft Office, nó bao gồm các thanh công cụ ruy-băng và menu tác vụ. Vì vậy, nếu bạn biết cách sử dụng Microsoft Office, sẽ không có nhiều kiến thức phải nói về WPS Office.
2. Hướng dẫn chi tiết cách dùng WPS Office
Bắt đầu với WPS Office
Bắt đầu với WPS Office rất đơn giản và dễ hiểu. Bạn không cần sự trợ giúp từ một người bạn am hiểu công nghệ hoặc để học các kỹ năng mới. (Nếu bạn đã có Microsoft Office – hoặc bất kỳ bộ ứng dụng văn phòng nào khác – bạn có thể gỡ cài đặt nó để giảm tải trên thiết bị của mình.)
Truy cập trang download trên website chính thức của WPS Office. Tại đó, bạn có thể tải xuống phiên bản WPS Office tương ứng cho hệ điều hành của mình.
Bây giờ, để cài đặt WPS Office:
- Nhấp đúp chuột vào tệp “WPSOffice.exe” hoặc “WPSOffice.dmg” để khởi chạy.
- Tùy thuộc vào cài đặt của thiết bị, bạn có thể cần cho phép ứng dụng WPS Office “make changes to your device” bằng cách nhấp vào “Yes”.
- Từ cửa sổ bật lên, hãy chọn ngôn ngữ bạn muốn cài đặt WPS Office.
- Đọc và đồng ý với “WPS Office’s License Agreement”.
- Nhấp vào “Install Now”.
Quá trình cài đặt thường sẽ không mất quá 5 phút, tùy thuộc vào hệ điều hành và cấu hình thiết bị của bạn có mạnh hay không.
Đăng ký tài khoản WPS Office
Tương tự như nhiều bộ ứng dụng văn phòng khác, bạn có thể sử dụng WPS Office thoải mái mà không cần tài khoản. Nhưng, chỉ cần tài khoản WPS miễn phí cũng giúp mở khóa thêm các tính năng độc đáo, chẳng hạn như đồng bộ hóa tự động, giúp việc sử dụng nó thuận tiện hơn nhiều.
Đây là cách tạo tài khoản WPS Office:
- Nhấp đúp chuột vào icon “WPS Office” sẽ xuất hiện trên desktop, start menu, hoặc taskbar của bạn sau khi cài đặt.
- Nhấp vào “Sign in” ở góc trên bên phải.
- Bạn có thể có tùy chọn đăng nhập luôn bằng Google hoặc Facebook bằng cách nhấp vào “Sign in with other accounts”. Nhưng nếu bạn muốn tạo tài khoản WPS Office chuyên dụng, hãy nhấp vào “Sign Up”, ở phía trên trường nhập email.
Bằng cách đăng ký tài khoản, bạn sẽ nhận được 1GB dung lượng đám mây miễn phí để lưu trữ các tệp và tài liệu của mình, bạn có thể truy cập từ xa trên smartphone, máy tính bảng hoặc các thiết bị khác của mình.
Trở lại đường đi quen thuộc
Nếu bạn đang vội bắt đầu làm các công việc cho cơ quan hay trường học của mình và tất cả những gì bạn quan tâm là có một bộ ứng dụng văn phòng hoạt động tốt, bạn có thể bắt đầu ngay lập tức mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào.
WPS Office tương thích với rất nhiều định dạng tệp tài liệu phổ biến, bao gồm:
- DOC, DOCX và DOT cho các tệp văn bản.
- XML, HTML và MHT cho các tệp XML.
- ETT, CVS và XLSM cho các tệp bảng tính.
- PPT, DPS và PPTX cho các tệp trình chiếu trình chiếu.
Điều này có nghĩa là khi bạn cài đặt WPS Office trên thiết bị của mình, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi định dạng của các tệp bạn đã lưu từ Microsoft Office cũng như các bộ ứng dụng văn phòng khác.
Sao lưu lên đám mây của WPS Office
Một cách hoàn toàn tự động, bất kỳ tệp nào bạn làm việc bằng WPS Office đều được lưu trữ trên bộ nhớ đám mây miễn phí của bạn. Điều này vừa hoạt động như một bản sao lưu trong trường hợp khẩn cấp, vừa là một tính năng bổ sung, cho phép bạn truy cập các tệp quan trọng từ bất kỳ thiết bị nào, miễn là bạn có email và mật khẩu của mình.
Để thêm các tệp tương thích với WPS Office vào bộ nhớ đám mây của bạn:
- Đi tới vị trí của tệp tương thích.
- Nhấp chuột phải vào tệp.
- Lựa chọn “Upload to WPS Cloud”.
Nó sẽ xuất hiện trong WPS Cloud của bạn ngay lập tức.
3. Giới thiệu các cài đặt WPS Office
Mặc dù WPS Office có đầy đủ chức năng như các bộ ứng dụng văn phòng phổ biến khác, bạn vẫn có thể đi xa hơn và tùy chỉnh nó để phù hợp hơn với nhu cầu và thẩm mỹ của bạn. Dưới đây là một số cách để làm điều đó.
Cài đặt Tabs Mode
Nếu bạn là người thường xuyên mở nhiều tệp khiến thanh tác vụ của bạn luôn lộn xộn, WPS Office cho phép bạn kết hợp tất cả các tệp đang mở – dù là văn bản, bảng tính hay PDF – vào cùng một cửa sổ.
Nhưng nếu bạn thích chế độ xem cổ điển, bạn có thể dễ dàng hoàn nguyên về nó: đi tới “Settings” > “Switch Windows Management Mode”, chọn chế độ bạn thích, rồi nhấp nút “OK”.
Cài đặt Themes
Một khía cạnh khác mà WPS Office cho phép bạn thoải mái tùy chỉnh là giao diện của nó, giúp bạn “trang điểm” bộ ứng dụng văn phòng của mình có màu sắc yêu thích hay phối màu ưa nhìn hơn.
Đi tới “Settings” > “Skin and Interface Settings”.
Bạn có thể chọn từ hơn 10 chủ đề được tạo sẵn với các tính thẩm mỹ khác nhau. Chưa kể bạn còn có thể thiết kế bảng màu bổ sung của riêng mình bằng cách nhấp vào “Custom” từ “Skin Center Window”.
Cài đặt Hyperlinks
Bạn cũng có thể quyết định xem có muốn WPS Office mở các liên kết trong tài liệu khi bạn nhấp vào chúng hay không, đây là cài đặt được bật theo mặc định.
Để tắt điều này: đi tới “Settings” > “Web Browsing Settings”, rồi gạt tắt “Hyperlinks in WPS documents are opened by WPS browser”.
4. Sử dụng và Đồng bộ hóa các ứng dụng WPS Office
Với WPS Office, bạn có thể truy cập các tệp và tính năng tương tự khi đang di chuyển bằng cách tải xuống ứng dụng trên smartphone (hoặc máy tính bảng) của mình. Bố cục, giao diện của các ứng dụng Android và iOS khá giống với các phiên bản tương đương trên máy tính của chúng, làm cho chúng trực quan và dễ sử dụng.
Download: WPS Office cho Android | iOS (Miễn phí; cho phép mua hàng trong ứng dụng).
Download: WPS Office Lite cho Android (Miễn phí; cho phép mua hàng trong ứng dụng).
Để tận dụng tối đa dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí của bạn bằng cách đồng bộ hóa tệp giữa máy tính và smartphone (hoặc máy tính bảng), bạn cần ghép nối các tài khoản của mình. Đây là cách thực hiện:
1. Khởi chạy ứng dụng.
2. Nhấn vào “Login WPS Office”.
3. Chọn cùng một phương thức đăng nhập mà bạn đã sử dụng trên thiết bị khác của mình.
4. Chuyển đến tab “Me” ở góc dưới cùng bên phải của màn hình.
5. Nhấn vào “WPS Cloud”.
6. Bật “Document Cloud Sync” để tự động đồng bộ hóa các tệp của bạn thông qua WPS Cloud.
Lời cuối cùng trước khi kết thúc bài viết, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý về nội dung chúng tôi đã đề cập trong “WPS Office là gì? Hướng dẫn chi tiết cách dùng WPS Office“, hãy chia sẻ ý kiến của bạn bằng khung bình luận bên dưới nhé.
Chúc bạn một ngày tốt lành !!!
